Sao y, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự là hoạt động phổ biến trong lĩnh vực công chứng. Người dân, doanh nghiệp thực hiện giao dịch, ký kết hợp đồng thường gặp phải những thủ tục này. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta vẫn còn bối rối hoặc chưa hiểu rõ về các khái niệm trên. Vì vậy, cần làm rõ thế nào là bản sao y, chứng thực, mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây.
Sao y, chứng thực là gì?
Sao y gì?
Sao y là hành vi của người có thẩm quyền tạo ra một hoặc nhiều bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính hoặc bản chính; Thực hiện theo các định dạng và kỹ thuật quy định.
Theo khoản 10, Điều 3; Khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/ND-CP, bản sao có chứng thực bao gồm các hình thức sau:
- sao y từ tài liệu giấy sang tài liệu giấy; được thực hiện bằng cách chụp ảnh hồ sơ giấy gốc/gốc.
- sao y văn bản điện tử sang văn bản giấy; được thực hiện bằng cách in tài liệu điện tử gốc trên giấy.
- sao y văn bản giấy sang văn bản điện tử; được thực hiện bằng cách scan văn bản giấy và chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
Chứng thực là gì?
Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dựa vào bản chính để chứng nhận bản sao là đúng với bản gốc.
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/ND-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch thì quy định cụ thể như sau:
- “Phát hành bản sao của cuốn sách gốc” là việc cơ quan, tổ chức quản lý cuốn sách gốc căn cứ vào cuốn sách gốc để phát hành bản sao của cuốn sách gốc. Bản sao của cuốn sách gốc có nội dung đầy đủ và chính xác như được ghi trong cuốn sách gốc.
- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng nhận bản sao là đúng với bản chính.
- “Xác thực chữ ký” có nghĩa là một cơ quan hoặc tổ chức thích hợp, theo quy định trong Sắc lệnh này, chứng thực chữ ký trong một văn bản hoặc tài liệu là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
- “Xác thực hợp đồng, giao dịch” là sự xác nhận của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này về ngày, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; chất lượng hành vi dân sự, di chúc tự nguyện, chữ ký, điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Phân biệt chứng thực và công chứng
| Tiêu chuẩn | Công chứng | Chứng thực |
| Khái niệm | Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng văn bản về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng và các giao dịch dân sự khác; tính chính xác, hợp pháp và phù hợp đạo đức xã hội của việc dịch các loại giấy tờ, tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt phải có công chứng của pháp luật hoặc của cá nhân, tổ chức. Tổ chức tình nguyện kêu gọi hợp pháp hóa. | Là việc của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng nhận bản sao là đúng với bản gốc. |
| Thẩm quyền | – Văn phòng công chứng (được thành lập theo quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh, là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng).
– Văn phòng công chứng (được thành lập bởi 02 công chứng viên trở lên trong một công ty theo hình thức tổ chức công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính, có thu nhập từ phí công chứng, phí công chứng và các nguồn khác thu nhập hợp pháp). |
– Dịch vụ tư pháp;
– Ủy ban nhân dân xã, khu phố; – Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; – Công chứng viên |
| Bản chất | Bằng việc đảm bảo nội dung của hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hợp đồng, giao dịch đó và đảm bảo tính pháp lý để giảm thiểu rủi ro.
– Hợp pháp hơn. |
– Xác nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chỉ tập trung chủ yếu vào hình thức. |
| Hiệu lực | – Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và được cơ quan hành nghề công chứng xác nhận.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có tính ràng buộc đối với các bên liên quan; Nếu bên có nghĩa vụ không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên trong hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. – Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng minh; Các chi tiết, sự kiện của hợp đồng, giao dịch được công chứng không cần phải chứng minh trừ khi bị tòa án tuyên bố vô hiệu. – Bản dịch công chứng có giá trị pháp lý như tài liệu, tài liệu cần dịch. |
– Bản sao có chứng thực của bản gốc có giá trị thay thế bản gốc dùng để đối chiếu chứng thực trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Chữ ký chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký này và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung giấy tờ, tài liệu. – Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng minh về thời gian, địa điểm các bên ký kết hợp đồng, giao dịch; chất lượng hành vi dân sự, di chúc tự nguyện, chữ ký, điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. |
Phân biệt bản sao và bản foto có chứng thực
+ Bản sao trích lục có công chứng được không?
Theo quy định tại khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/ND-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch: “Bản chính” là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc cấp khi đăng ký lại; Giấy tờ, tài liệu do cá nhân lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Như vậy, giấy đăng ký kết hôn và giấy khai sinh (bản sao) không phải là bản chính. Vì vậy, cơ quan có thẩm quyền chứng thực không chứng thực bản sao giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh (bản sao).
+ Bản sao là gì? Bản photo có phải là bản sao không?
Theo trích dẫn Điều 2 Nghị định 23/2015/ND-CP thì bản sao là bản sao chụp từ bản gốc hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như ghi trong sổ gốc.
Định nghĩa này không yêu cầu bản sao phải được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Tuy nhiên, nhiều người vẫn rất hoang mang, không biết photocopy có phải là bản sao không?
Hãy cùng tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nhận bản sao tại Điều 6 Nghị định này:
Trong trường hợp pháp luật quy định phải nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nhận bản sao (không thể yêu cầu bản sao có chứng thực) nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người lắp ráp có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản gốc.
Cơ quan, tổ chức nhận bản sao từ sổ chính và bản sao có chứng thực không phải xuất trình bản chính, trừ trường hợp có bằng chứng cho thấy bản sao đó là giả hoặc trái pháp luật thì phải xuất trình. Nếu cần.
Theo quy định này, bản sao được chia thành 3 loại: bản sao, bản sao có chứng thực và bản sao từ sổ gốc.
Như vậy: Bản sao của bản gốc (không có chứng thực) cũng được coi là bản sao
+ Bản sao có giá trị trong bao lâu?
Tại Điều 3 Nghị định 23/2015/ND-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, mong đợi rằng:
1. Bản sao từ sổ gốc có thể được sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao có chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định này có giá trị thay thế bản gốc dùng để đối chiếu, chứng thực trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Tuy nhiên, Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/ND-CP không quy định thời hạn hiệu lực của bản sao công chứng, chứng thực. Vì vậy, về nguyên tắc, bản sao công chứng hoặc chứng thực có giá trị vô thời hạn. Tuy nhiên, trên thực tế, bản sao có chứng thực có thể được chia thành hai loại:
Bản sao không xác định thời hạn: Bản sao có chứng thực bảng điểm, bằng tú tài, bằng lái xe máy… có giá trị không giới hạn, trừ trường hợp bản gốc đã bị thu hồi hoặc tiêu hủy.
Bản sao có giới hạn: Bản sao được chứng thực từ các giấy tờ có thời hạn cố định như: Phiếu lý lịch tư pháp (06 tháng), Giấy chứng nhận hộ tịch (06 tháng), Chứng minh nhân dân (06 tháng). 15 năm)… thì bản sao là bản duy nhất có giá trị sử dụng trong thời hạn hết hạn của bản gốc.
Hơn nữa, Kiểm soát viên có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản chính) để đối chiếu nhưng không có quyền yêu cầu bản sao mới. Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định nào giới hạn thời hạn bảo quản của bản sao được chứng nhận trùng với bản gốc. Như vậy chúng ta có thể hiểu bản sao có chứng thực có giá trị pháp lý cho đến khi bản gốc bị sửa đổi và không còn giá trị pháp lý.
Kết luận
Chúng tôi hy vọng qua bài viết này bạn đọc sẽ có những thông tin cần thiết về sao chụp, chứng thực cũng như sự phân biệt giữa chứng thực và công chứng.
