Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại Việt Nam
Trước năm 2004, Việt Nam chưa thực hiện thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng, một số Phòng công chứng tự xây dựng các phần mềm để quản lý hoạt động công chứng trong nội bộ đơn vị.
Năm 2004, thực hiện thỏa thuận giữa Chính phủ nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ nước Cộng hòa Pháp, và theo Dự án Tin học hoá công chứng của Bộ Tư pháp, Bộ Tư pháp triển khai sử dụng phần mềm Master trong hoạt động công chứng đến các Phòng công chứng. Tuy nhiên, việc triển khai cũng chưa thật sự đồng bộ giữa các địa phương. Năm 2007, thỏa thuận này chấm dứt. Từ đó, các địa phương và các tổ chức hành nghề công chứng chủ động trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình tùy theo nhu cầu và điều kiện. Một số địa phương có nhu cầu công chứng cao tự xây dựng các phần mềm dùng chung trong hoạt động công chứng tại địa phương mình (như Thành phố Hồ Chí Minh…).
Luật Công chứng năm 2014 (Luật Công chứng) quy định việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đây được xem là đòn bẩy và cơ sở quan trọng cho việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng. Các địa phương đều có kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, nhiều phần mềm trong hoạt động công chứng được sử dụng (như phần mềm quản lý hồ sơ công chứng, phần mềm Uchi,…).
Tuy nhiên, so sánh các phần mềm hiện đang sử dụng trong hoạt động công chứng tại Việt Nam với mô hình công chứng điện tử tại một số nước nêu trên cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng ở Việt Nam vào thời điểm hiện nay chưa hoàn toàn là CCĐT, vì các lý do sau:
Thứ nhất, tuy hầu hết phần mềm dùng trong hoạt động công chứng hiện nay đều cho phép tạo lập văn bản công chứng trực tiếp và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của phần mềm đó (không phải số hóa văn bản giấy). Tuy nhiên, CCV không sử dụng chữ ký điện tử, con dấu điện tử để ký văn bản.
Thứ hai, việc công chứng hiện nay vẫn thực hiện theo cách truyền thống, cụ thể là CCV tiếp nhận và xử lý hồ sơ giấy, ký và đóng dấu trên văn bản công chứng giấy; chưa có giai đoạn nào của quy trình công chứng được chính thức thực hiện trực tuyến. Việc sử dụng phần mềm, nhập thông tin trong các phần mềm hiện nay được xem như một quy trình phụ, song song và hỗ trợ cho quy trình công chứng truyền thống, chủ yếu phục vụ cho việc tra cứu/chia sẻ thông tin, lưu trữ dữ liệu, soạn thảo văn bản và thống kê số liệu.
Để cải cách thủ tục, một số tổ chức hành nghề công chứng có tiếp nhận một số yêu cầu liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực qua công cụ điện tử (ví dụ Phòng Công chứng số 4 Tp. Hồ Chí Minh tổ chức tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng qua thư điện tử). Tuy nhiên, mức độ còn đơn giản, mang tính chất hỗ trợ cho hoạt động công chứng chứ chưa thay thế hoặc giảm bớt các bước của quy trình công chứng truyền thống.
Một số trở ngại cho việc thực hiện công chứng điện tử tại Việt Nam hiện nay
Thứ nhất, chưa có hành lang pháp lý cho việc thực hiện và công nhận công chứng điện tử.
Cho đến nay, pháp luật về công chứng của Việt Nam chưa quy định về CCĐT hay công nhận giá trị của văn bản CCĐT, thể hiện ở các điểm sau:
– Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng định nghĩa, công chứng là việc CCV của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
– Luật Công chứng quy định hồ sơ yêu cầu công chứng gồm: Phiếu yêu cầu công chứng; Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có (bản sao được quy định là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực).
– Điều 40 Luật Công chứng quy định trình tự, thủ tục công chứng như sau: CCV kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng; Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì kývào từng trang của hợp đồng, giao dịch. CCV yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định nêu trên này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
– Khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng quy định giá trị văn bản công chứng như sau: văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Các quy định trên cho thấy, hiện nay công chứng tại Việt nam là công chứng văn bản giấy chứ chưa phải là công chứng trên văn bản điện tử bằng công cụ điện tử.
Bên cạnh đó, hiện nay, theo quy định của Điều 119 Bộ luật Dân sự năm 2015 về hình thức giao dịch dân sự, “giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể; giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản”. Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định: trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết, và trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện theo quy định, trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện theo quy định và chữ ký điện tử đó có chứng thực. Như vậy, với các quy định của Bộ luật Dân sự và pháp luật về giao dịch điện tử, có thể thực hiện việc ký và đóng dấu điện tử trên văn bản công chứng mà vẫn đáp ứng các quy định của Luật Công chứng.
Tuy nhiên, ngay cả khi áp dụng các quy định của Bộ luật Dân sự và pháp luật về giao dịch điện tử thì hành lang pháp lý cho việc thực hiện công chứng điện tử vẫn còn là vấn đề nhiều tranh luận và cần làm rõ. Luật Giao dịch điện tử không áp dụng đối với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, căn cước công dân vẫn được cấp dưới hình thức “thẻ” vật lý… nên người yêu cầu công chứng vẫn phải nộp hồ sơ công chứng bản giấy, CCV vẫn phải thụ lý và xử lý yêu cầu công chứng theo hồ sơ giấy.
Do sản phẩm của công chứng điện tử là văn bản công chứng dưới dạng dữ liệu điện tử, trong khi chưa có quy định minh thị giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử nên việc tiếp nhận và sử dụng văn bản CCĐT trong các thủ tục mà văn bản công chứng là “hồ sơ đầu vào”, như thủ tục đăng ký biến động đất đai, nhà ở, đóng thuế… là không thể thực hiện được. Ví dụ, tại Tp. Hồ Chí Minh, cho đến nay, các dịch vụ công trực tuyến liên quan đến đăng ký biến động đất đai, nhà ở đều chưa thực hiện việc nộp hồ sơ trực tuyến (mức độ 3, 4). Nếu chỉ triển khai CCĐT trong nội bộ ngành công chứng thì không phát huy được tác dụng, mà còn gây khó khăn cho người dân khi cần thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Thứ hai, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng hiện nay chưa thật sự phục vụ cho thực hiện công chứng điện tử.
Điều 62 Luật Công chứng quy định cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Quy định trên hàm chứa nội dung điều chỉnh đối với “dữ liệu” (thông tin) nhiều hơn là quy trình.
Do vậy, khi xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cũng tập trung nhiều hơn vào việc tạo lập cơ chế lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, ít quan tâm đến việc xây dựng quy trình điện tử thay thế cho quy trình công chứng truyền thống (ngoài ra còn do pháp luật không quy định về công chứng điện tử, như đã nêu ở phần trên). Định hướng này làm cho các phần mềm dùng trong hoạt động công chứng chủ yếu mang tính chất hỗ trợ cho hoạt động công chứng, vận hành bên cạnh quy trình công chứng truyền thống và quy trình công chứng truyền thống mới là chính và có hiệu lực thi hành.
Bên cạnh đó, tuy Điều 62 Luật Công chứng quy định cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm 3 nhóm thông tin chính, trong đó có thông tin về nguồn gốc tài sản, nhưng trong thực tế, để xây dựng một cơ sở dữ liệu công chứng với đầy đủ các thông tin như quy định của Luật Công chứng hiện đang gặp nhiều khó khăn.
Thứ ba, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại các địa phương chưa đồng đều.
Hai điều kiện quan trọng để thực hiện công chứng điện tử là độ phủ sóng của Internet và nền tảng (phần mềm), trong đó Internet là điều kiện tiên quyết.
Theo một bản báo cáo xếp hạng mức độ phát triển Internet của 75 quốc gia trên thế giới được công bố trên tạp chí Economist năm 2017, Việt Nam đứng ở vị trí thứ 40/75 về chất lượng của hạ tầng mạng lưới Internet và mức độ sử dụng Internet, và ở vị trí thứ 42/75 về khả năng truy cập Internet, bao gồm: kỹ năng của người dân, văn hóa và các chính sách của cơ quan quản lý, do có hạn chế về sự hiểu biết về kỹ thuật số cũng như kỹ năng truy cập Internet. Trong khi đó, theo dữ liệu nhận được từ M-Lab, một tổ chức nghiên cứu được thành lập dựa trên sự hợp tác giữa Google, đại học Princeton và Viện khoa học công nghệ mở thì tốc độ truy cập Internet của Việt Nam năm 2018 tụt một bậc so với năm 2017, bằng tốc độ trung bình của thế giới. Theo số liệu thống kê của World Internet Users vào tháng 1 năm 2020 thì chỉ có 70,4% dân số Việt Nam sử dụng Internet.
Các đánh giá trên phản ánh thực trạng của Việt Nam là, dù tỷ lệ người dân sử dụng Internet tại các khu vực thành thị của Việt Nam hiện khá cao, song vẫn còn một lượng lớn người dân ở các khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa đang thiếu hạ tầng, phương tiện và kỹ năng sử dụng Internet.
Như vậy, việc triển khai công chứng điện tử sẽ gặp khó khăn ở các khu vực không phải là đô thị, trong khi đó, Luật Công chứng quy định, CCV chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, tức là người yêu cầu công chứng không thể yêu cầu CCV hành nghề tại địa phương khác công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản tại địa phương mình.
Bên cạnh đó, độ phủ sóng các phần mềm dùng trong hoạt động hoạt động công chứng tại các địa phương đã có Internet cũng chưa đều khắp, nhiều nơi chưa có phần mềm. Chức năng các phần mềm cũng khác nhau, một số phần mềm cho phép xử lý hồ sơ trực tiếp, cùng lúc với việc công chứng hồ sơ giấy, một số phần mềm chỉ sử dụng để nhập thông tin sau khi đã công chứng xong…
Thứ tư, tâm lý e ngại khi thực hiện chuyển đổi số trong hoạt động công chứng.
Việc chuyển đổi từ công chứng truyền thống sang CCĐT không chỉ đơn thuần là việc gán chữ ký và con dấu điện tử vào một văn bản công chứng hay là vấn đề tiết kiệm văn phòng phẩm cho tổ chức hành nghề công chứng. Đây là một cuộc cách mạng làm thay đổi toàn bộ cách thức thực hiện việc công chứng cũng như hình thức của văn bản công chứng, kéo theo đó là sự thay đổi của các thủ tục, quy trình có liên quan khác (như đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, đóng thuế…). Khi thực hiện công chứng điện tử, không chỉ thay đổi về quy định của pháp luật có liên quan và quy trình công chứng mà người thực hiện công chứng (tổ chức hành nghề công chứng, CCV, thư ký …) và người yêu cầu công chứng cũng phải có những thay đổi lớn về cách tiếp cận, kỹ năng thực hiện công chứng cũng như tiếp nhận sản phẩm đầu ra của hoạt động công chứng. Kinh nghiệm từ những cải cách hoạt động công chứng như chuyển đổi sang bắt buộc sử dụng phần mềm… cho thấy, thay đổi này luôn gây ra tâm lý dè chừng, lưỡng lự, không sẵn sáng chấp nhận và sử dụng cái mới. Đây là một trở ngại lớn trong quá trình triển khai CCĐT, đặc biệt trong giai đoạn đầu, và cần sự quyết tâm các cơ quan, tổ chức có liên quan, đặc biệt là các cơ quan quản lý nhà nước như Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp địa phương.
Bên cạnh đó, tình trạng giấy tờ giả hiện nay trong hoạt động công chứng đang trở thành vấn nạn, đặc biệt là giả giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản. CCV chủ yếu sử dụng kỹ năng và kiến thức để nhận diện giấy tờ giả khi thụ lý hồ sơ công chứng. Nói cách khác, CCV phải tiếp xúc trực tiếp với giấy tờ bản giấy, sử dụng các giác quan để tìm kiếm các dấu hiệu bảo mật hoặc dấu vết giả mạo. Nếu thực hiện CCĐTmà không có thông tin về chủ sở hữu thật, về nguồn gốc tài sản từ phía cơ quan quản lý đất đai thì nguy cơ bị giả mạo là rất cao, làm ảnh hưởng đến hoạt động nghề nghiệp của CCV cũng như tính an toàn của giao dịch. Tương tự, tình trạng giả mạo người yêu cầu công chứng cũng đang ngày càng tăng, trong khi cơ sở dữ liệu công chứng chưa thể kết nối với dữ liệu dân cư nên CCV vẫn phải dựa vào việc kiểm tra giấy tờ nhân thân bản giấy để xác định tính thật, giả của giấy tờ. Đây là một nguyên nhân rất lớn gây tâm lý dè dặt khi triển khai CCĐT.
Ngoài ra, theo quy định của Luật Công chứng, Văn phòng công chứng là doanh nghiệp, nên luôn có sự cân đối về chi phí và lợi nhuận. Trong khi đó, chi phí cho việc triển khai CCĐT dự kiến sẽ cao. Ở các đô thị, nơi có nhiều giao dịch, doanh thu từ hoạt động công chứng có thể bù đắp cho chi phí đầu tư, Văn phòng công chứng có thể sẵn sàng đầu tư để nâng cao chất lượng hoạt động của mình. Tuy nhiên, tại các vùng có số lượng hợp đồng, giao dịch không cao, chi phí cho trang thiết bị, đường truyền… để thực hiện CCĐT sẽ là một trở ngại ảnh hưởng đến quyết tâm áp dụng công chứng điện tử của tổ chức hành nghề công chứng.
(Nguồn tin: Bài viết được đăng tải trên Ấn phẩm Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 20 (420), tháng 10/2020.)
Bạn đang cần tìm kiếm một phần mềm công chứng thì đây:
PHẦN MỀM CÔNG CHỨNG DOTARY
Dotary là phần mềm chuyên cung cấp các giải pháp chuyên dụng phục vụ trong hoạt động công chứng và thừa phát lại.
Dotary giúp cho Công chứng viên, các tổ chức công chứng, thư ký nghiệp vụ và các tổ chức, cơ quan có liên quan, phối hợp kiểm soát thông tin công chứng theo quy định pháp luật và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công chứng khác, nhằm đảm bảo cho hoạt động công chứng được thực hiện an toàn và đúng pháp luật.
Thông tin mang tính chất tham khảo, vui lòng truy cập nguồn tin khi sử dụng trong trích dẫn pháp lý.
Công ty cổ phần giải pháp công nghệ số Dotary
Địa chỉ: Lầu 2, 76 D15 KDC Hồng Loan, P. Hưng Thạnh, Q. Cái Răng, TP. Cần Thơ
Điện thoại: 0907.765235
Email: info@dotary.vn
Trang web:https://dotary.vn/
