Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động công chứng đã không còn xa lạ đối với các văn phòng công chứng mà còn đang trở thành một xu hướng trong lĩnh vực này. Lợi ích lớn nhất của ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng là giúp việc lưu trữ được nhiều hồ sơ, truyền tải thông tin nhanh chóng, tra cứu thông tin,…
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng như thế nào?
Ở các nước phát triển, công nghệ thông tin được ứng dụng không chỉ trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu, đối chứng mà còn được ứng dụng vào việc xác thực, chứng nhận của công chứng viên. Hoạt động giao kết hợp đồng và công chứng được thực hiện hoàn toàn trên thiết bị số, không dùng đến giấy tờ (công chứng điện tử). Tuy nhiên, hoạt động công chứng điện tử hiện nay còn khá mới mẻ và mới chỉ ứng dụng trong một số loại giao dịch nhất định, tại một số quốc gia hoặc địa phương hạn chế vì nó đòi hỏi sự tương đồng về khung pháp lý cũng như giải pháp công nghệ.
Nhìn vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và của công chứng viên thì CNTT có thể được ứng dụng vào nhiều hoạt động khác nhau:
- Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng.
- Ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (trong nội bộ và cả ra ngoài tổ chức hành nghề công chứng).
- Ứng dụng vào việc xử lý thông tin (soạn thảo, so sánh, đối chiếu…).
- Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin (cơ sở dữ liệu công chứng, các cơ sở dữ liệu tự lập trong nội bộ tổ chức hành nghề công chứng).
- Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin (tra cứu văn bản pháp luật, thông tin dữ liệu ngăn chặn…).
- Ứng dụng vào việc xác thực thông tin.
Không chỉ trong hoạt động nghiệp vụ, công nghệ thông tin còn có thể ứng dụng vào hoạt động quản lý như kế toán, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự…
Phần mềm công chứng DOTARY là gì? Những lợi ích khi sử dụng phần mềm công chứng DOTARY
Phần mềm công chứng DOTARY là phần mềm chuyên dụng phục vụ trong hoạt động công chứng, giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc. Phần mềm công chứng DOTARY giúp cho Công chứng viên, các tổ chức công chứng, thư ký nghiệp vụ và các tổ chức, cơ quan có liên quan, phối hợp kiểm soát thông tin công chứng theo quy định pháp luật và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công chứng khác, nhằm đảm bảo cho hoạt động công chứng được thực hiện an toàn và đúng pháp luật.
Phần mềm công chứng DOTARY được chia ra làm 2 phiên bản: DOTARY_1 và DOTARY_2
- DOTARY_1 là phiên bản chuyên dụng phục vụ cho việc xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu dùng chung của các tổ chức công chứng và Sở Tư pháp trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát thông tin về hợp đồng và thông tin ngăn chặn trong hoạt động công chứng. Hỗ trợ các chức năng quản lý cơ sở dữ liệu cho Sở Tư pháp và kết nối giữa các tổ chức công chứng trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Qua đó giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát thông tin giao dịch về bất động sản, tài sản khác trong phạm vi địa hạt công chứng có hiệu quả, phòng chống các giao dịch bị ngăn chặn, trùng lặp,…
- DOTARY_2 Ngoài khả năng kết nối với DOTARY_1 để tìm kiếm thông tin, đăng thông tin lên hệ thống chung. DOTARY_2 quản lý chặt chẽ khả năng lưu trữ hồ sơ điện tử, hồ sơ giấy, quy trình lưu trữ rạch ròi. Với hàng chục năm kinh nghiệm chúng tôi đưa ra quy trình trên hệ thống phần mềm, thuận tiện cho công tác lưu trữ, số hóa hồ sơ công chứng, tìm kiếm về hồ sơ điện tử, lẫn hồ sơ giấy. Tránh làm thất lạc hồ sơ do thời gian, do cách sắp xếp, quản lý hồ sơ, cung cấp hệ thống biểu mẫu hợp đồng linh động, dể dàng khởi tạo bất kỳ mẫu nào theo quy định biểu mẫu đúng luật định, ử lý dữ liệu lớn và tìm kiếm thông minh trên tập dữ liệu công chứng.
Với mục đích nhằm hỗ trợ các hoạt động công chứng trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu, đối chứng, xác thực của công chứng viên cũng như các hoạt động nghiệp vụ công chứng của văn phòng công chứng được hiệu quả hơn. Công ty cổ phần giải pháp công nghệ số DOTARY mong muốn cung cấp đến khách hàng các giải pháp 4.0 tăng cường trong hoạt động công chứng, với hệ thống phần mềm chạy trên nền tảng website, dễ sử dụng, cài đặt, cho phép thao tác trên trình duyệt website máy tính, cơ sở dữ liệu được thiết kế chuyên sâu, tối ưu hóa khả năng lưu trữ dữ liệu, tra cứu thông tin. DOTARY là lựa chọn tối ưu cho cơ quan quản lý, cho các tổ chức hoạt động liên quan đến lĩnh vực công chứng. Nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ DOTARY để được hỗ trợ một cách nhanh chóng.
Thông tin mang tính chất tham khảo, vui lòng truy cập nguồn tin khi sử dụng trong trích dẫn pháp lý.
Công ty cổ phần giải pháp công nghệ số Dotary
Địa chỉ: Tầng trệt Trung tâm Việc làm Thanh niên, số 41 Cách Mạng Tháng 8 , Phường An Hòa, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.
Phone: 0907765235 (Hotline)
Email: info@dotary.vn
Website: https://dotary.vn/
